Projectmanagement: Doe de goede dingen en doe de dingen goed

Een frequent terugkerend thema in diverse media is tegenwoordig de flexibilisering van de Nederlandse arbeidsmarkt. Hoofdredacteur Frans Hermans schreef in zijn vorige column al dat een kwart van de werknemers momenteel via een of andere flexibele constructie (zzp, uitzendkracht, detachering) verbonden is aan een werkgever. In de toekomst zal deze flexibilisering nog aanzienlijk toenemen. 

Bedrijven hebben dus kennelijk een toenemende behoefte aan een flexibele werklaag. Tegenwoordig zie je steeds vaker dat bedrijven de zogenaamde flexwerkers op projectbasis inzetten om interne projecten te bemannen. Deze flexibele externen worden dan ingezet op de tijdelijke klus en zorgen ervoor dat de normale operatie met de eigen medewerkers zo min mogelijk wordt verstoord. 
Een belangrijk en vaak onderbelicht aspect bij deze toenemende vorm van flexibilisering is goed projectmanagement. Goed projectmanagement vergt een goede afstemming van de zaken die gedaan moeten worden boven op de normale operatie van een bedrijf. Goed projectmanagement is niet vanzelfsprekend. Een goed project kenmerkt zich door duidelijke afbakening. Wat moet er gerealiseerd worden? Wanneer moet het af zijn? Hoe hoog is het budget dat er aan besteed mag worden? Wie kan en mag er aan werken en hoeveel mag er aan gewerkt worden? 
Niet zelden worden de doelstellingen van een project tijdens de looptijd bijgesteld. Dit kan een risico zijn voor de doorlooptijd van een project. Een project is ook altijd tijdelijk. Het heeft een kop en een staart. Een project dat veelvuldig wordt bijgesteld en daardoor veel langer duurt dan gepland is niet controleerbaar en daardoor onvoorspelbaar voor bedrijven. Los van het financiële aspect van projecten is er nog de bemensing van projecten. Hoe vaak komt het voor dat medewerkers op projecten worden gezet voor een bepaald deel van hun tijd. Opgeteld mogelijk meer dan dat deel dat ze aan projecten kunnen besteden naast hun “normale” werk. En dan vreemd vinden dat de projecten uitlopen. 
Goed projectmanagement gaat dan ook over keuzes maken. Wat moet er wel worden gerealiseerd met het project en wat niet? Hoeveel uur wordt een medewerker op een project gezet. In de basis is het dus belangrijk dat de zaken goed georganiseerd en uitgevoerd worden. De dingen goed doen. Belangrijker is echter om de goede dingen te doen. Welke projecten worden wel en welke niet (of later) gestart om te voorkomen dat er te veel parallel loopt en vervolgens de projecten allemaal uitlopen. Goed projectmanagement maakt je projecten, de inzet van de (flex)medewerkers en dus de kosten controleerbaar en voorspelbaar. Onderschat dus nooit het belang van een goede projectmanager. 

Nico van Melick 
Interim projectmanager en eigenaar AUXILICON 
www.auxilicon.nl