Eigenlijk moet je het woord “eigenlijk” nooit gebruiken.

Ga er eens op letten hoe vaak je het woord “eigenlijk” gebruikt? “Eigenlijk moet ik nu nog even gaan tanken”. “Eigenlijk moet ik mijn schoenen nog even opruimen.” Als we het woord gebruiken dan is dat al heel vaak in de betekenis van “tegen beter weten in”. Vaak maken we de zinnen die met “eigenlijk” beginnen niet eens meer af. Je kunt namelijk de woorden “want anders …” er achter zetten en de zin afmaken. 

Kijk en dan wordt het pas interessant voor iemand die zich bezig houdt met proces optimalisatie. Dan worden namelijk de mogelijke consequenties duidelijk van de actie die we niet nemen: “Eigenlijk moet ik nu nog even gaan tanken … want anders … moet ik dat morgenvroeg doen op weg naar de klant en dan moet ik me nog meer haasten.” “Eigenlijk moet ik mijn schoenen even opruimen want anders loop ik ze morgenvroeg te zoeken en dan heb ik al geen tijd want ik moet ook nog tanken.” 

Dit gegeven sluit mooi aan bij de “Minor Defects (kleine afwijkingen) Theorie”. In deze theorie wordt onder andere beschreven dat het aantal fouten omgekeerd evenredig is aan de ernst van die fouten. Met andere woorden ernstige incidenten komen veel minder vaak voor dan kleine fouten en vice versa. Daarnaast stelt deze wet dat er een oorzaak-gevolgrelatie bestaat tussen de vele kleine fouten en grote incidenten. Dus als je de vele, vaak voorkomende, kleine fouten of afwijkingen wegneemt dan zal de kans op grote incidenten verminderen. 
In de praktijk zie je heel vaak een omgekeerde, reactieve aanpak. Als er een incident optreedt, wordt naar de oorzaak gezocht. Dit zie je ook terug is series als “Seconds from Disaster” op Discovery Channel waar bijvoorbeeld vliedtuigrampen worden geanalyseerd. Niet zelden is dan de oorzaak terug te brengen tot meerdere zaken die niet in orde waren. De kleine afwijkingen. Een fout heeft namelijk nooit één oorzaak alleen. Pas dan worden de oorzaken opgelost. 

De proactieve aanpak is om alle kleine afwijkingen op te lossen, die mogelijk tot een groter probleem kunnen leiden. In bedrijven waar deze Minor Defect gedachte wordt toegepast gebruiken ze het woord “eigenlijk” niet. Daar worden alle kleine afwijkingen systematisch aangepakt. Door iedereen. Het grote voordeel is dat het wegnemen van vele kleine afwijkingen door iedereen vele malen makkelijker en bovenal sneller is dan het voorkomen van rampen. 

Dus als je incidenten in je bedrijfsproces wilt voorkomen moet je beginnen bij het wegnemen van kleine afwijkingen. En zeg nou niet: “Ja, eigenlijk wel ja.” 

Nico van Melick 
Eigenaar AUXILICON 
www.auxilicon.nl